Randevu Hatırlatma Araması: 10 Hazır Sesli Arama Senaryosu

Randevu hatırlatma araması, müşteriyi yaklaşan randevusu için önceden arayıp gelip gelmeyeceğini teyit eden, gerekirse iptal ya da yeniden planlama talebini alan kısa bir giden aramadır. Bu pakette klinik, güzellik salonu, oto servis, otel, restoran, fizyoterapi ve veteriner için 10 hazır senaryo var. Her senaryo aynı iskeleti izler: yapay zekâ beyanı ve kayıt bilgisiyle açılış, hatırlatma, teyit, iptal ve yeniden planlama dalları, insana devir ve kapanış.

Köşeli parantez içindeki alanlar ([İşletme adı], [Tarih], [Saat] gibi) randevu sisteminizden ya da kişi listenizden doldurulur. Metni kelimesi kelimesine okutmak yerine ses ajanının talimatına örnek akış olarak verin; asistan müşterinin cevabına göre ilgili dala geçer. Takviminiz bağlı değilse asistan yeni saati kendisi onaylamaz, talebi kaydedip ekibinize iletir. Giden aramaların nasıl kurulduğunu giden arama kampanyası maddesinde, operatöre bilgiyle aktarmayı sıcak devir maddesinde anlattık. Speakline'da bu akışları giden arama kampanyalarında kullanabilirsiniz: kampanyalar numaraları İYS kaydına göre kontrol eder, asistan gerektiğinde aramayı özetiyle operatöre devreder, görüşmeler kaydedilip dökümüyle saklanabilir.

Hatırlatma aramasının ticari elektronik ileti sayılıp sayılmayacağı duruma göre değişir: yalnız mevcut randevuyu bildiren ve teyit isteyen, hizmet bildirimi niteliğindeki aramalar için mevzuatta istisnalar vardır; aramaya kampanya ya da yeni hizmet tanıtımı eklemek bu değerlendirmeyi değiştirebilir. Kendi senaryonuz için hukukçunuza danışın; İYS maddesine ve yapay zekâ ile telefon aramasında İYS rehberimize bakın. Görüşmeyi kaydediyorsanız açılıştaki kayıt cümlesini koruyun; aydınlatma yükümlülüğü için KVKK ve çağrı kaydı maddesine ve aydınlatma anonsu rehberine göz atın. Kayıt yapmıyorsanız o cümleyi çıkarın.

Diş kliniği: randevudan bir gün önce hatırlatma

Açılış
Asistan: Merhaba, ben [Klinik adı] adına arayan yapay zekâ asistanıyım; görüşmemiz kayıt altına alınmaktadır. [Hasta adı] ile mi görüşüyorum?

Telefonu başka biri açarsa
Asistan: Anladım. Uygun olduğunda [Hasta adı] bizi [Telefon numarası] numarasından arayabilir. İyi günler.

Hatırlatma
Asistan: Yarın, [Tarih], saat [Saat] için kliniğimizde randevunuz var. Randevunuza gelebilecek misiniz?

Teyit
Müşteri: Evet, geleceğim.
Asistan: Teşekkürler, randevunuzu onayladım. Lütfen randevu saatinden [Erken gelme süresi] önce kliniğimizde olun.

İptal
Müşteri: Gelemeyeceğim, iptal etmek istiyorum.
Asistan: Randevunuzu iptal ettim. Dilerseniz şimdi size yeni bir randevu planlayabilirim.

Yeniden planlama
Müşteri: Başka bir güne alabilir miyiz?
Asistan: Tabii. Hangi gün ve saat aralığı size uygun?
Müşteri: [Tercih edilen gün ve saat]
Asistan: [Yeni tarih], saat [Yeni saat] uygun görünüyor. Randevunuzu bu saate alıyorum, onaylıyor musunuz?

İnsana devir
Müşteri: Tedavimle ilgili bir şey sormak istiyorum.
Asistan: Bu konuda size en doğru bilgiyi ekibimiz verir. Sizi şimdi danışma ekibimize aktarıyorum, lütfen hatta kalın.

Kapanış
Asistan: Yardımcı olabileceğim başka bir konu var mı? Sağlıklı günler dilerim.

Telefonu başka biri açarsa randevu ya da tedavi ayrıntısı paylaşmayın; sağlık verisi KVKK'da özel nitelikli kişisel veridir. Klinikler için diğer akışlara sağlık sektörü sayfamızdan ulaşabilirsiniz.

Estetik klinik: kontrol randevusu hatırlatma

Açılış
Asistan: Merhaba, ben [Klinik adı] adına arayan yapay zekâ asistanıyım; görüşmemiz kayıt altına alınmaktadır. [Hasta adı] ile mi görüşüyorum?

Hatırlatma
Asistan: [Tarih], saat [Saat] için [Hekim adı] ile kontrol randevunuz var. Bu saat sizin için hâlâ uygun mu?

Teyit
Müşteri: Evet, uygun.
Asistan: Teşekkürler, kontrol randevunuzu onayladım. Gelmeden önce sormak istediğiniz bir şey olursa hasta koordinatörümüz size yardımcı olur.

İptal
Müşteri: Bu kontrole gelmeyeceğim.
Asistan: Anladım, randevunuzu iptal ettim. Kontrol tarihini hekiminizle birlikte yeniden belirlemek isterseniz sizi hasta koordinatörümüze aktarabilirim.

Yeniden planlama
Müşteri: O gün işim var, başka bir gün olur mu?
Asistan: Elbette. [Hekim adı] için [Alternatif tarih 1] ya da [Alternatif tarih 2] günlerinde yer var. Hangisi size uyar?

İnsana devir
Müşteri: İşlemden sonra bir şikâyetim var.
Asistan: Sağlık durumunuzla ilgili sorularınızı ekibimizin değerlendirmesi gerekir. Sizi şimdi hasta koordinatörümüze aktarıyorum. Acil bir durum varsa lütfen 112'yi arayın.

Kapanış
Asistan: Teşekkür ederim, görüşmek üzere.

Asistan şikâyetin ayrıntısını sormaz ve tıbbi yorum yapmaz; yalnız aktarır. İşlem adını telefonda söylemek yerine "kontrol randevusu" demek, telefonu başka birinin açtığı durumlarda gizliliği korur.

Kuaför ve güzellik salonu: randevu hatırlatma

Açılış
Asistan: Merhaba, ben [Salon adı] adına arayan yapay zekâ asistanıyım; görüşmemiz kayıt altına alınmaktadır. [Müşteri adı] ile mi görüşüyorum?

Hatırlatma
Asistan: [Tarih], saat [Saat] için [Uzman adı] ile [Hizmet adı] randevunuz var. Gelebilecek misiniz?

Teyit
Müşteri: Evet, geliyorum.
Asistan: Harika, randevunuzu onayladım. [Uzman adı] sizi bekliyor olacak.

İptal
Müşteri: Gelemeyeceğim, iptal edelim.
Asistan: İptal ettim, saatinizi bekleme listesindeki bir müşterimize açacağız. Yeni bir randevu almak ister misiniz?

Yeniden planlama
Müşteri: Saati değiştirebilir miyiz?
Asistan: Tabii. Yine [Uzman adı] ile mi devam etmek istersiniz?
Müşteri: Evet.
Asistan: [Uzman adı] için [Yeni tarih], saat [Yeni saat] boş. Randevunuzu bu saate alayım mı?

İnsana devir
Müşteri: Ek bir hizmet için fiyat sormak istiyorum.
Asistan: Sizi bu konuda bilgi verebilecek bir çalışma arkadaşıma aktarıyorum, lütfen hatta kalın.

Kapanış
Asistan: Teşekkürler, görüşmek üzere. İyi günler.

Hatırlatma aramasına kampanya ya da indirim duyurusu eklemeyin; bu, aramanın niteliğini değiştirebilir. Salonlara özgü akışlar için güzellik ve bakım sektörü sayfasına bakın.

Oto servis: periyodik bakım randevusu hatırlatma

Açılış
Asistan: Merhaba, ben [Servis adı] adına arayan yapay zekâ asistanıyım; görüşmemiz kayıt altına alınmaktadır. [Müşteri adı] ile mi görüşüyorum?

Hatırlatma
Asistan: [Plaka] plakalı aracınızın periyodik bakımı için [Tarih], saat [Saat] randevunuz var. Bakım yaklaşık [Tahmini süre] sürüyor. Randevunuz geçerli mi?

Teyit
Müşteri: Evet, aracı getireceğim.
Asistan: Teşekkürler, randevunuzu onayladım. Gelirken [Getirilecek belgeler] yanınızda olsun.

İptal
Müşteri: Bakımı başka yerde yaptıracağım, iptal edin.
Asistan: Anladım, randevunuzu iptal ettim. İleride ihtiyacınız olursa bize [Telefon numarası] numarasından ulaşabilirsiniz.

Yeniden planlama
Müşteri: O hafta şehir dışındayım.
Asistan: Sorun değil. Hangi hafta ve hangi saat aralığı size uygun?
Müşteri: [Tercih edilen gün ve saat]
Asistan: [Yeni tarih], saat [Yeni saat] için yer var. Bakım randevunuzu bu saate taşıyorum, onaylıyor musunuz?

İnsana devir
Müşteri: Araçta başka bir sorun da var, bakımla birlikte bakılabilir mi?
Asistan: Bunu servis danışmanımızın değerlendirmesi gerekir. Sizi şimdi servis danışmanımıza aktarıyorum, lütfen hatta kalın.

Kapanış
Asistan: Teşekkür ederim, iyi yolculuklar.

Bu akış alınmış bir randevuyu hatırlatır. Randevusu olmayan müşterileri bakım zamanı geldi diye aramak tanıtım niteliği kazanabilir; bu durumda İYS kaydını kontrol edin. Diğer servis akışları için otomotiv sektörü sayfasına bakın.

Oto servis: araç teslim bildirimi

Açılış
Asistan: Merhaba, ben [Servis adı] adına arayan yapay zekâ asistanıyım; görüşmemiz kayıt altına alınmaktadır. [Müşteri adı] ile mi görüşüyorum?

Bildirim
Asistan: [Plaka] plakalı aracınızın [İşlem adı] işlemleri tamamlandı. Aracınızı [Teslim saatleri] arasında servisimizden teslim alabilirsiniz. Bugün gelebilecek misiniz?

Teyit
Müşteri: Evet, akşamüstü geleceğim.
Asistan: Not aldım, [Teslim saati] civarında sizi bekliyoruz. Teslimde [Teslim için gerekenler] yanınızda olsun.

Başka biri teslim alacaksa
Müşteri: Aracı eşim alacak.
Asistan: Anladım. Teslim alacak kişinin [Yetki için gerekenler] getirmesi gerekiyor. Kendisinin adını not alabilir miyim?

Erteleme
Müşteri: Bugün gelemem.
Asistan: Sorun değil. Hangi gün gelmeyi düşünüyorsunuz? Teslim saatlerimiz [Teslim saatleri] arasındadır.

İnsana devir
Müşteri: Faturada anlamadığım bir kalem var.
Asistan: Fatura ayrıntılarını servis danışmanımız açıklar. Sizi şimdi kendisine aktarıyorum, lütfen hatta kalın.

Kapanış
Asistan: Teşekkür ederim, görüşmek üzere.

Fatura, garanti ve ek işlem soruları her zaman servis danışmanına aktarılmalı; asistan tutar ya da işlem kapsamı hakkında yorum yapmaz.

Otel: rezervasyon teyidi

Açılış
Asistan: Merhaba, ben [Otel adı] adına arayan yapay zekâ asistanıyım; görüşmemiz kayıt altına alınmaktadır. [Misafir adı] ile mi görüşüyorum?

Hatırlatma
Asistan: [Giriş tarihi] girişli, [Gece sayısı] gecelik, [Kişi sayısı] kişilik rezervasyonunuzu teyit etmek için arıyorum. Planınız değişmedi değil mi?

Teyit
Müşteri: Hayır, geliyoruz.
Asistan: Teşekkürler, rezervasyonunuzu teyit ettim. Odalarımız saat [Giriş saati] itibarıyla hazır oluyor. Tahmini varış saatinizi öğrenebilir miyim?

Tarih değişikliği
Müşteri: Bir gün sonra gelsek olur mu?
Asistan: Hangi tarihlerde konaklamak istediğinizi alayım. [Yeni giriş tarihi] ve [Yeni çıkış tarihi] için uygunluğu rezervasyon ekibimiz kontrol edip size dönecek.

İptal
Müşteri: Rezervasyonu iptal etmemiz gerekiyor.
Asistan: İptal koşulları rezervasyonunuza göre değişebileceği için sizi rezervasyon ekibimize aktarıyorum, lütfen hatta kalın.

İnsana devir
Müşteri: Havalimanından transfer ayarlayabilir misiniz?
Asistan: Sizi bu konuda yardımcı olacak misafir hizmetleri ekibimize aktarıyorum.

Kapanış
Asistan: Sizi ağırlamayı sabırsızlıkla bekliyoruz. İyi günler.

İptal ve iade gibi parasal sonuçları olan işlemleri insana bırakın. Yabancı misafirler için bu senaryonun İngilizce sürümünü kullanın; otellere özgü akışlar için otel sektörü sayfasına bakın.

Restoran: akşam rezervasyonu teyidi

Açılış
Asistan: Merhaba, ben [Restoran adı] adına arayan yapay zekâ asistanıyım; görüşmemiz kayıt altına alınmaktadır. [Müşteri adı] ile mi görüşüyorum?

Hatırlatma
Asistan: Bu akşam saat [Saat] için [Kişi sayısı] kişilik rezervasyonunuzu teyit etmek için arıyorum. Planınız geçerli mi?

Teyit
Müşteri: Evet, geliyoruz.
Asistan: Teşekkürler, masanızı onayladım. Masanızı rezervasyon saatinden sonra [Bekleme süresi] boyunca tutabiliyoruz.

Kişi sayısı değişikliği
Müşteri: İki kişi daha eklenecek.
Asistan: [Yeni kişi sayısı] kişi için yerimizi kontrol ediyorum. Aynı saatte uygun, rezervasyonunuzu güncelledim.

Saat değişikliği
Müşteri: Biraz daha geç gelebilir miyiz?
Asistan: Bu akşam saat [Alternatif saat] için yerimiz var. Rezervasyonunuzu bu saate alayım mı?

İptal
Müşteri: Bu akşam gelemeyeceğiz.
Asistan: Haber verdiğiniz için teşekkürler, rezervasyonunuzu iptal ettim. Başka bir akşam için yer ayırmamı ister misiniz?

İnsana devir
Müşteri: Grupta gıda alerjisi olan biri var.
Asistan: Alerji ve menü sorularınız için sizi restoran ekibimize aktarıyorum, lütfen hatta kalın.

Kapanış
Asistan: Teşekkürler, bu akşam görüşmek üzere.

Teyit aramalarını öğleden sonra, servis yoğunluğu başlamadan yapın; böylece iptal edilen masaları yeniden doldurmaya zaman kalır. Alerji soruları her zaman ekibe aktarılmalı. Restoranlar için diğer akışlar restoran sektörü sayfasında.

Fizyoterapi: seans serisi hatırlatma

Açılış
Asistan: Merhaba, ben [Merkez adı] adına arayan yapay zekâ asistanıyım; görüşmemiz kayıt altına alınmaktadır. [Danışan adı] ile mi görüşüyorum?

Hatırlatma
Asistan: [Toplam seans] seanslık programınızın [Seans sırası]. seansı [Tarih], saat [Saat] için planlandı. Gelebilecek misiniz?

Teyit
Müşteri: Evet.
Asistan: Teşekkürler, seansınızı onayladım. Sonraki seanslarınız da her [Gün adı] aynı saatte devam ediyor.

Tek seans iptali
Müşteri: Bu haftaki seansa gelemiyorum.
Asistan: Bu haftaki seansınızı iptal ettim. Kaçan seansı aynı hafta içinde başka bir güne almak ister misiniz?

Yeniden planlama
Müşteri: Bundan sonra salı yerine perşembe gelebilir miyim?
Asistan: Programın tamamında değişiklik yapılması gerektiği için talebinizi not aldım; ekibimiz uygun saatleri kontrol edip sizi arayacak.

İnsana devir
Müşteri: Son seanstan sonra ağrım arttı.
Asistan: Bunu fizyoterapistinizin değerlendirmesi gerekir. Sizi şimdi ekibimize aktarıyorum, lütfen hatta kalın.

Kapanış
Asistan: Teşekkür ederim, geçmiş olsun.

Seri halindeki programlarda tek seans değişikliğini asistan yapabilir; programın tamamını değiştiren talepleri ekibe bırakmak takvim çakışmalarını önler. Ağrı, ilaç ya da egzersiz soruları tıbbi değerlendirme gerektirir ve aktarılmalıdır.

Veteriner: aşı randevusu hatırlatma

Açılış
Asistan: Merhaba, ben [Klinik adı] adına arayan yapay zekâ asistanıyım; görüşmemiz kayıt altına alınmaktadır. [Müşteri adı] ile mi görüşüyorum?

Hatırlatma
Asistan: [Hayvan adı] için [Tarih], saat [Saat] aşı randevunuz var. Gelebilecek misiniz?

Teyit
Müşteri: Evet, getireceğim.
Asistan: Teşekkürler, randevunuzu onayladım. Varsa aşı karnesini yanınızda getirmeyi unutmayın.

İptal
Müşteri: İptal etmek istiyorum.
Asistan: Randevunuzu iptal ettim. Aşı takvimini aksatmamak için dilerseniz şimdi yeni bir tarih belirleyebiliriz.

Yeniden planlama
Müşteri: Haftaya getirsem olur mu?
Asistan: Tabii. [Yeni tarih], saat [Yeni saat] uygun. Randevuyu bu saate alayım mı?

İnsana devir
Müşteri: Bugün biraz halsiz, aşı olabilir mi?
Asistan: Bunu veteriner hekimimizin değerlendirmesi gerekir. Sizi şimdi kliniğimize aktarıyorum, lütfen hatta kalın.

Kapanış
Asistan: Teşekkür ederim, [Hayvan adı] ile görüşmek üzere.

Hayvanın sağlık durumuyla ilgili her soru hekime aktarılmalı. Randevusu olmayan müşterileri aşı zamanı için aramak, içeriğine göre farklı değerlendirilebilir; tanıtım içeriyorsa İYS kaydını kontrol edin.

Kaçırılan randevu: yeniden planlama geri araması

Açılış
Asistan: Merhaba, ben [İşletme adı] adına arayan yapay zekâ asistanıyım; görüşmemiz kayıt altına alınmaktadır. [Müşteri adı] ile mi görüşüyorum?

Hatırlatma
Asistan: Bugün saat [Saat] için [Hizmet adı] randevunuz vardı, sizi göremedik. Her şey yolundadır umarım. Size yeni bir randevu planlayalım mı?

Yeniden planlama
Müşteri: Evet, unuttum, kusura bakmayın.
Asistan: Hiç sorun değil. [Alternatif tarih 1] ya da [Alternatif tarih 2] günlerinde yer var. Hangisi size uyar?
Müşteri: [Seçilen tarih]
Asistan: Randevunuzu [Seçilen tarih], saat [Yeni saat] için oluşturdum. Bir gün önce size hatırlatma yapacağız.

İstemiyorum
Müşteri: Şimdilik yeni randevu istemiyorum.
Asistan: Anladım, kaydınızı buna göre güncelledim. İhtiyacınız olduğunda bize [Telefon numarası] numarasından ulaşabilirsiniz.

İnsana devir
Müşteri: Ben randevuyu iptal etmiştim, neden kaçırdım görünüyor?
Asistan: Bir karışıklık olmuş olabilir, özür dilerim. Sizi kontrol edebilecek bir çalışma arkadaşıma aktarıyorum, lütfen hatta kalın.

Kapanış
Asistan: Teşekkür ederim, iyi günler dilerim.

Suçlayıcı dil kullanmayın; gelmeme ücreti ya da kaparo gibi konular varsa bunları insana bırakın. Kişiye ulaşılamazsa kısa bir sesli mesaj bırakın; geri arama sürecinin etkisini kaçan çağrılar yazımızda anlattık. Gelen aramalar için hazır anonslar karşılama ve mesai dışı anonsları paketinde.