WhatsApp ve SMS Yanıt Şablonları: 15 Hazır Mesaj

WhatsApp ve SMS yanıt şablonları, işletmenizin en sık yazdığı mesajların hazır ve düzenlenebilir metinleridir: ilk karşılama, mesai dışı yanıtı, randevu teyidi ve hatırlatması, sipariş ve kargo bilgisi, şikâyet karşılama, kapanış. Bu pakette bunlara ek olarak konum, fiyat sorusu, KVKK bilgilendirmesi, yorum isteği, bayram tebriği ve Trendyol ya da Hepsiburada soru yanıtıyla birlikte 15 hazır mesaj var. Telefon tarafındaki anonslar için karşılama ve mesai dışı anonsları paketine, kaçan aramalara yazılı dönüş için kaçan çağrı geri arama senaryoları paketine bakın.

Metinler yazılı kanal için hazırlandı; rakam ve kısaltma serbest. Köşeli parantezli alanları ([Müşteri adı], [Tarih], [Saat] gibi) kendi bilginizle doldurun. SMS olarak gönderilebilecek metinleri kısa tuttuk: tek SMS 160 karakterdir, Türkçe karakterler ise kullanılan kodlamaya göre bu sınırı düşürebilir; yer tutucular dolunca uzunluk da değişir. Göndermeden önce SMS sağlayıcınızın karakter sayacıyla kontrol edin. WhatsApp Business Platform kullanıyorsanız, müşterinin son mesajından itibaren 24 saat geçtikten sonra işletmenin başlattığı mesajlar için onaylı bir mesaj şablonu gerekir; hatırlatma ve bildirim metinlerini bu yüzden önceden şablon olarak onaylatın.

Speakline'da SMS, WhatsApp, Telegram ve Messenger mesajları Trendyol ve Hepsiburada müşteri sorularıyla birlikte tek gelen kutusunda toplanır (mesajlaşma kanalları); bu metinleri ekibinizin hazır yanıtları olarak kullanabilir ya da yapay zekâ ajanının bilgi bankasına örnek yanıt olarak ekleyebilirsiniz. Tek gelen kutusunun nasıl çalıştığını çok kanallı gelen kutusu maddesinde ve WhatsApp ve telefon için tek gelen kutusu yazımızda anlattık. Tanıtım, kampanya ya da işletmenizi öne çıkaran tebrik içeren mesajlar ticari elektronik ileti sayılabilir; bu tür mesajları yalnız İYS kaydında izni bulunan kişilere gönderin ve ret bilgisini ekleyin. Hangi mesajın bu kapsama girdiği duruma göre değişir; emin olmadığınızda hukukçunuza danışın.

Karşılama: otomatik ilk yanıt

Merhaba, [İşletme adı] olarak mesajınız için teşekkür ederiz. Size nasıl yardımcı olabiliriz? Randevu, sipariş ya da başka bir konuda yazabilirsiniz; ekibimiz en kısa sürede yanıt verecek.

Otomatik ilk yanıt, mesajın ulaştığını hemen bildirir. Yapay zekâ ajanı yanıt veriyorsa "ekibimiz yanıt verecek" yerine "size hemen yardımcı olabilirim" deyin ve bir çalışana nasıl ulaşılacağını ekleyin.

Mesai dışı yanıtı

Merhaba, mesajınız için teşekkürler. Şu an mesai saatlerimiz dışındayız. Çalışma saatlerimiz: [Çalışma günleri] [Açılış saati]-[Kapanış saati]. Mesajınız [Dönüş zamanı] yanıtlanacak.

Dönüş zamanını gerçekçi verin: "ilk iş günü öğleden önce" gibi. Kısa olduğu için SMS olarak da kullanılabilir.

Randevu teyidi

[İşletme adı]: [Tarih] [Saat] randevunuz oluşturuldu. Adres: [Kısa adres]. Değişiklik için bu mesajı yanıtlayın ya da bizi arayın: [Telefon]

SMS'e uygun uzunlukta. SMS numaranız yanıt alamıyorsa "bu mesajı yanıtlayın" kısmını çıkarıp yalnız telefon numarasını bırakın.

Randevu hatırlatma

[İşletme adı]: Yarın [Saat] randevunuzu hatırlatırız. Gelemeyecekseniz lütfen [Telefon] numarasından ya da bu mesaja yanıt vererek haber verin.

Kliniklerde mesaja tedavi ya da işlem adı yazmayın; telefonun ekranını başkası da görebilir. Sesli hatırlatma için randevu hatırlatma araması senaryoları paketine bakın.

İptal ve yeniden planlama

Merhaba [Müşteri adı], [Tarih] [Saat] randevunuz iptal edildi. Yeni bir randevu için uygun olduğunuz gün ve saati yazmanız yeterli; size en yakın boş saati önerelim.

İptali onaylarken yeniden planlama yolunu da açık bırakır. Gelmeme ücreti gibi bir koşulunuz varsa bunu bu mesajda değil, bir çalışanın yazacağı ayrı bir mesajda açıklayın.

Konum ve çalışma saatleri

[İşletme adı] adresimiz: [Açık adres]. Konum: [Harita bağlantısı]. Çalışma saatlerimiz: hafta içi [Hafta içi saatleri], hafta sonu [Hafta sonu saatleri]. Otopark: [Otopark bilgisi]

Harita bağlantısını kısa tutun; uzun bağlantılar SMS'te karakter sınırını hızla doldurur. WhatsApp'ta konumu ayrıca konum mesajı olarak da gönderebilirsiniz.

Fiyat sorusu yönlendirme

Merhaba, ilginiz için teşekkürler. [Hizmet adı] için güncel ücretimiz [Onaylı fiyat]. Kesin tutar [Fiyatı etkileyen ayrıntılar] netleşince belirlenir. Size özel bilgi için uygun olduğunuz bir saati yazarsanız ekibimiz sizi arasın.

Onaylı ve güncel bir fiyatınız yoksa ilk iki cümleyi çıkarıp yalnız yönlendirmeyi bırakın; tahmini fiyat yazmak anlaşmazlığa yol açar.

Sipariş durumu

Merhaba [Müşteri adı], [Sipariş numarası] numaralı siparişiniz şu anda [Sipariş durumu] aşamasında. Tahmini teslim: [Tahmini tarih]. Sorunuz olursa bu mesaja yanıt verebilirsiniz.

Sipariş durumunu kendi sisteminizdeki aşama adlarıyla değil, müşterinin anlayacağı sözcüklerle yazın: "hazırlanıyor", "kargoya verildi" gibi.

Kargo bilgisi

[İşletme adı]: [Sipariş numarası] numaralı siparişiniz [Kargo firması] ile yola çıktı. Takip no: [Takip numarası]. Takip: [Takip bağlantısı]

SMS'e uygun uzunlukta. Takip bağlantısı uzunsa kargo firmasının kısa bağlantısını ya da yalnız takip numarasını kullanın.

Şikâyet karşılama ve devir

Merhaba [Müşteri adı], yaşadığınız sorun için özür dileriz; bize yazdığınız için teşekkürler. Konuyu [Sorumlu ekip] ekibimize ilettik ve [Dönüş zamanı] size dönüş yapılacak. Varsa sipariş numaranızı ya da bir fotoğrafı buradan paylaşabilirsiniz.

Şikâyete otomatik yanıt yalnız karşılama içindir; çözüm sözü vermeyin, konuyu bir çalışana devredin. Yapay zekâ ajanı kullanıyorsanız şikâyet içeren mesajları ekibe aktaracak biçimde ayarlayın.

KVKK bilgilendirme kısa metni

Kişisel verileriniz, talebinizin yanıtlanması amacıyla [Şirket unvanı] tarafından işlenmektedir. Ayrıntılı bilgi ve haklarınız için aydınlatma metnimiz: [Aydınlatma metni bağlantısı]

Otomatik ilk yanıtın sonuna eklenebilir. Mesajlara yapay zekâ yanıt veriyorsa bunu da belirtin; amaçları gerçek uygulamanıza göre yazın ve metnin yeterliliğini hukukçunuzla değerlendirin. Ayrıntılar KVKK aydınlatma rehberimizde.

Yorum ve değerlendirme isteği

Merhaba [Müşteri adı], bugün bizi tercih ettiğiniz için teşekkürler. Deneyiminizi değerlendirmek isterseniz yorumunuzu buradan paylaşabilirsiniz: [Değerlendirme bağlantısı]. Görüşleriniz bizim için değerli.

Değerlendirme isteği içeriğine ve bağlamına göre ticari ileti sayılabilir; izni olmayan kişilere toplu göndermeden önce hukukçunuza danışın. Yorum karşılığında indirim ya da hediye teklif etmeyin; birçok değerlendirme platformunun kuralları buna izin vermez.

Bayram tebriği

[İşletme adı] olarak [Bayram adı] Bayramınızı en içten dileklerimizle kutlarız. Sevdiklerinizle birlikte sağlıklı ve huzurlu bir bayram geçirmenizi dileriz. [Ret bilgisi]

Tebrik mesajları işletmenizi tanıtma amacı taşıdığında ticari elektronik ileti sayılabilir; yalnız İYS'de izni bulunan kişilere gönderin, [Ret bilgisi] alanına sağlayıcınızın verdiği ücretsiz ret yolunu yazın ve mesaja kampanya eklemeyin. Telefon anonsları için bayram ve tatil anonsları paketine bakın.

Pazaryeri soru yanıtı: Trendyol ve Hepsiburada

Merhaba, sorunuz için teşekkür ederiz. [Ürün adı] için yanıtımız: [Soruya onaylı yanıt]. Ürünlerimiz [Kargoya verilme süresi] içinde kargoya verilir. Başka bir sorunuz olursa buradan yazabilirsiniz; iyi alışverişler dileriz.

Pazaryerlerinin kuralları genellikle soru yanıtlarında telefon numarası, web adresi ya da başka bir kanala yönlendirme paylaşılmasına izin vermez; güncel kuralları satıcı panelinizden kontrol edin. Speakline'da Trendyol ve Hepsiburada soruları diğer mesajlarla aynı gelen kutusuna düşer.

Kapanış ve teşekkür

Yardımcı olabildiysek ne mutlu bize. Başka bir sorunuz olursa bu yazışmadan bize her zaman ulaşabilirsiniz. İyi günler dileriz. [İşletme adı]

Kapanış mesajı yazışmanın bittiğini belirtir; gelen kutunuzda görüşmeyi kapatırken gönderebilirsiniz. Yazışmanın sonunda müşteri yeni bir soru sorarsa görüşmeyi yeniden açın.