Kaçan Çağrı Geri Arama Senaryoları: 8 Hazır Metin

Kaçan çağrı geri araması, işletmenin yanıtlayamadığı bir aramaya kısa sürede dönüp arayanın ne istediğini öğrenmesidir. Aramayı kaçıran kişi çoğu zaman sizi neden aradığını hatırlar ama geri dönen numarayı tanımayabilir; bu yüzden iyi bir geri arama ilk cümlede işletmenin adını ve "bizi aramışsınız" bilgisini verir. Bu pakette kaçan çağrıya anında dönüş, mesai dışı aramaya sabah dönüşü, kuyrukta bekleyip kapatan arayan, sesli mesaj bırakan kişi, kısa mesajla teyit, iki denemeden sonra son mesaj, WhatsApp mesajı ve geri arama formu teyidi için 8 hazır metin var.

Geri dönmenin neden önemli olduğunu ve geri dönülmeyen aramaların maliyetini kaçan çağrıların maliyeti yazımızda anlattık; kendi rakamlarınızla hesaplamak için kaçan çağrı hesaplayıcısını kullanabilirsiniz. Terimler için geri arama ve sesli mesaj maddelerine bakın. Speakline'da kaçan çağrılar ekibinizin göreceği bir listede toplanır; kuyrukta beklemek yerine geri aranmayı seçen arayanlar için kuyruk geri araması kullanılabilir, bırakılan sesli mesajlar dökümüyle birlikte saklanır. Türkçe ses ajanı ya da operatörleriniz bu metinlerle geri dönebilir; mesai dışında arayanları karşılayan anonslar karşılama ve mesai dışı anonsları paketinde.

Geri arama, arayanın kendi talebine yanıttır; bu görüşmeye kampanya ya da yeni ürün tanıtımı eklemek aramanın niteliğini değiştirebilir ve İYS izni gerektirebilir. Ayrıntılar İYS maddesinde. Ekranda yalnız numara görünüyorsa arayanın adını varsaymayın; ilk cümlede işletmenizi tanıtın ve kimin aradığını sorun. Kayıt yapıyorsanız açılıştaki kayıt cümlesini koruyun (KVKK ve çağrı kaydı). Sesli metinlerde sayıları yazıyla girin; kısa mesaj ve WhatsApp metinleri yazılı olduğu için rakam içerebilir.

Kaçan çağrıdan hemen sonra geri arama

Açılış
Asistan: Merhaba, ben [İşletme adı] adına arayan yapay zekâ asistanıyım; görüşmemiz kayıt altına alınmaktadır. Az önce bu numaradan bizi aramışsınız, o sırada yanıt veremedik. Size nasıl yardımcı olabilirim?

Talebi alma
Müşteri: [Müşterinin talebi]
Asistan: [Onaylı bilgiyle yanıt ya da sonraki adım]

Aradığını hatırlamıyor
Müşteri: Ben sizi aramadım.
Asistan: Anlıyorum, belki aynı hattan başka biri aramıştır. Rahatsız ettiysem özür dilerim. İyi günler dilerim.

Şu an konuşamıyor
Müşteri: Şu an müsait değilim.
Asistan: Anladım. Sizi ne zaman aramamız uygun olur?
Müşteri: [Tercih edilen zaman]
Asistan: Not aldım, sizi [Tercih edilen zaman] arayacağız.

İnsana devir
Müşteri: Bir çalışanınızla konuşmak istiyorum.
Asistan: Tabii, sizi şimdi bir çalışma arkadaşıma aktarıyorum, lütfen hatta kalın.

Kapanış
Asistan: Aradığınız için teşekkür ederiz, iyi günler.

Geri aramayı ne kadar çabuk yaparsanız arayan nedenini o kadar kolay hatırlar. "Ben sizi aramadım" diyen kişiyle tartışmayın; görüşmeyi kibarca bitirin ve numarayı listeden düşürün.

Mesai dışı aramaya sabah geri arama

Açılış
Asistan: Günaydın, ben [İşletme adı] adına arayan yapay zekâ asistanıyım; görüşmemiz kayıt altına alınmaktadır. [Arama zamanı] mesai saatlerimiz dışında bizi aramışsınız, size dönüş yapmak istedik. Şimdi konuşmak için uygun musunuz?

Talep hâlâ geçerli
Müşteri: Evet, randevu almak istiyordum.
Asistan: Hemen yardımcı olayım. Hangi gün ve saat aralığı size uygun?

Talep artık geçerli değil
Müşteri: Hallettim, gerek kalmadı.
Asistan: Ne güzel, haber verdiğiniz için teşekkürler. İhtiyacınız olursa çalışma saatlerimiz [Çalışma saatleri]. İyi günler dilerim.

Mesaj bırakmıştı
Müşteri: Dün akşam mesaj bırakmıştım.
Asistan: Evet, mesajınızı aldık. [Mesaj özeti] konusunda arıyorum. Size şöyle yardımcı olabilirim: [Yanıt ya da sonraki adım].

Şu an konuşamıyor
Müşteri: Şimdi müsait değilim.
Asistan: Anladım. Bugün sizi saat kaçta aramamız uygun olur?

Kapanış
Asistan: Teşekkür ederim, iyi günler dilerim.

Sabah geri aramalarını açılıştan kısa süre sonra, gün yoğunlaşmadan yapın. [Arama zamanı] alanına "dün akşam" ya da "hafta sonu" gibi yazıyla bir ifade girin.

Kuyrukta bekleyip kapatan arayana geri arama

Açılış
Asistan: Merhaba, ben [İşletme adı] adına arayan yapay zekâ asistanıyım; görüşmemiz kayıt altına alınmaktadır. Biraz önce bizi aradığınızda hatta beklemek zorunda kaldınız, bunun için özür dileriz. Size şimdi yardımcı olabilir miyim?

Talep
Müşteri: Evet, [Müşterinin talebi].
Asistan: [Onaylı bilgiyle yanıt ya da sonraki adım]

Temsilci gerekiyor
Müşteri: Bunu bir temsilciyle konuşmam lazım.
Asistan: Tabii. Sizi şimdi bir temsilcimize aktarıyorum; talebinizi kendisine özetleyeceğim, baştan anlatmanız gerekmeyecek.

Temsilciler yoğun
Asistan: Temsilcilerimiz şu anda başka görüşmelerde. Sizi yeniden bekletmek yerine bir temsilcimizin sizi bugün saat [Saat] civarında aramasını ister misiniz?

Kapanış
Asistan: Sabrınız için teşekkür ederiz, iyi günler.

Kuyrukta kapatan arayan zaten beklemiştir; açılışta özür dilemek ve onu yeniden bekletmemek önemlidir. Kuyruk sisteminiz izin veriyorsa geri aranan kişiyi önceliklendirin; terim için çağrı kuyruğu maddesine bakın.

Sesli mesaj bırakana dönüş

Açılış
Asistan: Merhaba, ben [İşletme adı] adına arayan yapay zekâ asistanıyım; görüşmemiz kayıt altına alınmaktadır. [Müşteri adı] ile mi görüşüyorum?

Bağlam
Asistan: [Mesaj zamanı] bize sesli mesaj bırakmışsınız, teşekkür ederiz. Mesajınızda [Mesaj özeti] konusundan bahsetmişsiniz. Bu konuda yardımcı olmak için arıyorum.

Yanıt
Asistan: [Onaylı bilgiyle yanıt ya da sonraki adım]

Özet yanlış
Müşteri: Hayır, ben başka bir şey sormuştum.
Asistan: Özür dilerim, yanlış anlamış olabilirim. Talebinizi bir kez daha anlatır mısınız?

İnsana devir
Müşteri: Bunu ekibinizden biriyle konuşmak istiyorum.
Asistan: Tabii, sizi şimdi aktarıyorum. Mesajınızı ve konuştuklarımızı kendisine ileteceğim.

Kapanış
Asistan: Mesajınız için tekrar teşekkürler, iyi günler.

Mesajın özetini açılışta söylemek, arayana mesajının dinlendiğini gösterir. Mesajda sağlık ya da borç gibi hassas bir bilgi varsa ayrıntıyı tekrarlamadan önce doğru kişiyle konuştuğunuzdan emin olun.

Geri arama ve kısa mesajla teyit

Görüşmenin sonunda
Asistan: Konuştuklarımızı size kısa mesajla da göndermemizi ister misiniz?
Müşteri: Evet, gönderin.
Asistan: Teşekkürler, kısa süre içinde bir kısa mesaj alacaksınız. İyi günler dilerim.

Kısa mesaj metni
[İşletme adı]: Merhaba [Müşteri adı], bugünkü görüşmemizin özeti: [Kısa özet]. [Tarih] [Saat] için kaydınız alındı. Sorunuz olursa: [Telefon numarası]

Kısa mesaja yalnızca görüşmede konuşulanı yazın; tanıtım eklemeyin. Tek SMS 160 karakterdir; Türkçe karakterler kodlamaya göre bu sınırı düşürebileceği için doldurulmuş metni sağlayıcınızın karakter sayacıyla kontrol edin.

İki denemeden sonra son mesaj

Merhaba, ben [İşletme adı] adına arayan yapay zekâ asistanıyım. [Arama zamanı] bizi aramıştınız; size iki kez ulaşmaya çalıştık ama bağlantı kuramadık. Bu konuda sizi tekrar aramayacağız. Hâlâ yardımcı olabileceğimiz bir konu varsa bizi [Telefon numarası] numarasından, [Çalışma saatleri] arasında arayabilirsiniz. Numaramızı tekrar ediyorum: [Telefon numarası]. İyi günler dilerim.

Son mesaj, aramaların bittiğini açıkça söyler; böylece kişi sürekli aranacağını düşünmez. Sesli mesajı başkası da dinleyebileceği için arama nedenini ve kişisel ayrıntıları tekrar etmeyin.

"Sizi aramıştık" WhatsApp mesajı

Merhaba [Müşteri adı], [İşletme adı] olarak yazıyoruz. Bugün saat [Saat] civarında bizi aramışsınız; size geri döndük ama ulaşamadık. Size nasıl yardımcı olabiliriz? Buradan yazabilir ya da uygun olduğunuz bir saati paylaşabilirsiniz, sizi o saatte arayalım.

WhatsApp Business Platform kullanıyorsanız, müşterinin son mesajından itibaren 24 saatlik pencere dışında işletmenin başlattığı mesajlar için onaylı bir mesaj şablonu gerekir; bu metni sağlayıcınız üzerinden şablon olarak onaylatın. Müşteri yanıt verirse yazışmayı ekibinizin takip ettiği çok kanallı gelen kutusunda sürdürün; diğer hazır mesajlar WhatsApp ve SMS yanıt şablonları paketinde.

Geri arama formu talebini teyit

Açılış
Asistan: Merhaba, ben [İşletme adı] adına arayan yapay zekâ asistanıyım; görüşmemiz kayıt altına alınmaktadır. [Müşteri adı] ile mi görüşüyorum?

Bağlam
Asistan: [Talep zamanı] web sitemizdeki formdan [Talep konusu] için aranmak istediğinizi iletmişsiniz. Talebinizi teyit etmek ve size uygun bir görüşme zamanı belirlemek için arıyorum.

Teyit
Müşteri: Evet, formu ben doldurdum.
Asistan: Teşekkürler. Bu konuyu [Uzman ya da ekip adı] sizinle görüşecek. Bugün ya da yarın hangi saat aralığı size uygun?
Müşteri: [Tercih edilen zaman]
Asistan: Not aldım; [Uzman ya da ekip adı] sizi [Tercih edilen zaman] arayacak.

Hemen konuşmak istiyor
Müşteri: Şimdi konuşabilir miyiz?
Asistan: Ekibimizin müsait olup olmadığına bakıyorum. Müsaitse sizi hemen aktarıyorum, lütfen hatta kalın.

Formu doldurmamış
Müşteri: Ben böyle bir form doldurmadım.
Asistan: Özür dilerim, numaranız yanlışlıkla girilmiş olabilir. Bu talebi siliyorum ve sizi bu konuda tekrar aramayacağız. İyi günler dilerim.

Kapanış
Asistan: Teşekkür ederim, görüşmek üzere.

Form talebine dönüşte talebin nereden ve hangi konuda geldiğini söylemek güven verir. Formu doldurmadığını söyleyen kişinin numarasını hemen silin; başkasının numarasıyla doldurulan formlar kişisel veri sorunu yaratabilir. Diğer giden arama metinleri giden arama senaryoları paketinde.