Giden Arama Kampanyası Nasıl Kurulur? Adım Adım Rehber

Giden arama kampanyası; kimi, hangi amaçla, hangi saatlerde ve hangi konuşmayla arayacağınızı, ulaşamadığınızda ne yapacağınızı ve sonucu nasıl ölçeceğinizi baştan yazarak kurulur. Sıra şöyledir: amacı belirleyin, listeyi temizleyip bölümlere ayırın, izin durumunu İYS’ye göre kontrol edin, arama saatlerini seçin, senaryoyu yazın, yeniden deneme ve sesli mesaj kurallarını koyun, insana devri planlayın, küçük bir grupla deneyin ve sonuçları ölçün. Aramaları operatörler de yapabilir, bir yapay zekâ ses ajanı da; adımlar ikisinde de aynıdır.

Bu rehberde her adımı örneklerle anlatıyor, sonunda kopyalayabileceğiniz bir kontrol listesi veriyoruz. Terimin kısa tanımı için giden arama kampanyası maddesine bakabilirsiniz.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Mevzuat ve uygulama değişebilir; kampanya başlatmadan önce kendi durumunuzu bir hukukçuyla değerlendirin. Son kontrol: 2026-10-22.

1. Amacı tek cümleyle yazın

Her kampanya tek bir amaçla başlamalıdır. “Müşterileri arayalım” bir amaç değildir; “yarınki randevuları teyit edelim, değişiklik isteyenleri yeniden planlayalım” bir amaçtır. Amaç; izin durumunu, senaryonun uzunluğunu, arama saatlerini ve başarıyı nasıl ölçeceğinizi belirler.

Tablodaki izin sütunu yalnızca bir başlangıç noktasıdır; ayrıntısı üçüncü adımda.

2. Listeyi hazırlayın ve bölümlere ayırın

Liste genellikle CRM’den, randevu sisteminden ya da bir tablo dosyasından gelir. Aramaya başlamadan önce şunları yapın:

• Numaraları tek biçime getirin. Ülke koduyla ve boşluksuz yazılmış numaralar, tekrarları ve hatalı kayıtları görmeyi kolaylaştırır.
• Tekrarları ve geçersiz numaraları ayıklayın. Aynı kişiyi aynı gün iki kez aramak, güveni hızla kaybettiren bir hatadır.
• Aranmak istemeyenleri çıkarın. Daha önce “beni aramayın” demiş kişiler ayrı bir listede tutulmalı ve her kampanyada otomatik olarak dışarıda kalmalıdır.
• Yalnızca gereken alanları taşıyın. Arama için ad, numara ve amaca ait birkaç alan (randevu saati gibi) çoğu zaman yeter. Gereğinden fazla kişisel veri taşımak KVKK açısından risk doğurur; ayrıntılar için AI telefon asistanında KVKK rehberimize bakın.

Ardından listeyi amaca, son etkileşim tarihine, dile ya da şubeye göre bölümlere ayırın. Bölümler hem senaryoyu kişiselleştirmenizi hem de sonuçları karşılaştırmanızı sağlar. İlk turda listenin küçük bir bölümüyle başlamak, hataları büyümeden yakalamanın en ucuz yoludur.

3. İzin durumunu İYS’ye göre kontrol edin

Türkiye’de ticari amaç taşıyan bir telefon araması ticari elektronik ileti sayılır ve kural olarak alıcının önceden verdiği, İYS’ye kaydedilmiş onayını gerektirir. Aramayı bir insanın ya da bir ses ajanının yapması bu değerlendirmeyi değiştirmez. Kampanya için pratik kurallar:

• Kontrolü arama anında yapın. İzin durumu liste hazırlandıktan sonra değişebilir; kontrol her aramadan hemen önce yapılmalıdır.
• Kanal bazında bakın. Onay ve ret kanal bazında işler; SMS için verilmiş bir onay arama onayının yerine geçmez.
• Şüphede aramayın. İYS’ye o an ulaşılamıyorsa arama ertelenmeli, “muhtemelen izinlidir” diye yapılmamalıdır.
• Hizmet aramasına tanıtım eklemeyin. Randevu teyidi gibi bir aramaya yeni bir hizmetin tanıtımını eklemek aramanın niteliğini değiştirebilir.
• Ret talebini hemen işleyin. “Beni bir daha aramayın” diyen kişiye en geç üç iş günü içinde ticari ileti göndermeyi durdurmanız ve reddi yine üç iş günü içinde İYS’ye bildirmeniz gerekir.

İstisnaları, karar ağacını ve arama sırasındaki içerik kurallarını İYS arama izni rehberimizde ayrıntılı anlattık.

4. Arama saatlerini seçin

Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik’in güncel metni, aramaların yapılabileceği belirli bir saat aralığı tanımlamıyor (son kontrol: 2026-10-22). Bu, her saatte arayabileceğiniz anlamına gelmez: sektörünüze özgü düzenlemeler ya da müşterilerinizle yaptığınız sözleşmeler başka kurallar getirebilir. Daha da önemlisi, rahatsız edici bir saatte gelen arama hem kampanyanın sonucunu hem de markanızı zedeler. Pratik öneriler:

• İş günlerinde, gündüz saatlerinde arayın. Erken sabah, yemek saatleri ve akşam geç saatler ret ve şikâyet olasılığını artırır.
• Hafta sonlarını, resmî tatilleri ve bayramları ayrıca düşünün. Bayram arifesi ve tatil günleri çoğu kampanya için uygun değildir.
• Aranan kişinin saatini kullanın. Yurt dışındaki hastalarını arayan bir sağlık turizmi kliniği için Türkiye saati değil, hastanın yerel saati önemlidir.
• Amaca göre zamanlayın. Randevu hatırlatması için randevudan bir ya da iki gün önceki arama işe yarar; satış araması için kişinin daha önce iletişime geçtiği saatler iyi bir başlangıçtır.
• Saat dilimlerine göre ölçün. Hangi saatlerde daha çok kişiye ulaştığınızı ilk kampanyada görür, sonrakini buna göre ayarlarsınız.

5. Senaryoyu yazın

Giden aramada arayan sizsiniz ve karşı taraf aramayı beklemiyor olabilir. Bu yüzden ilk cümleler belirleyicidir. İyi bir giden arama senaryosunun beş parçası vardır:

1. Açılış: Kim olduğunuz, hangi işletme adına ve neden aradığınız. Aramayı bir ses ajanı yapıyorsa bunu açılışta söylemek güven kazandırır.
2. Uygunluk: “Şu an kısa bir dakikanız var mı?” Uygun değilse ne zaman aranmak istediğini sorup kaydedin.
3. Ana konu: Tek amaç, kısa cümleler. Randevu teyidinde tarih, saat ve yer, ardından tek bir soru.
4. Dallar: Kabul, ret, değişiklik isteği, “bir yetkiliyle görüşmek istiyorum” ve “beni aramayın” için ayrı yollar.
5. Kapanış: Konuşulanı bir cümleyle özetleyin ve sonraki adımı söyleyin.

Ses ajanıyla yapılan kampanyalarda bu yapı ajanın sistem talimatına yazılır. “Beni aramayın”, “ilgilenmiyorum” ve “kimsiniz?” gibi ifadelerin tanınıp doğru dala gitmesi deneme aramalarıyla mutlaka sınanmalıdır. İki farklı açılışı listenin iki benzer bölümünde deneyip sonuçları karşılaştırmak, hangi cümlenin işe yaradığını görmenin en kolay yoludur.

Hazır örnekler için giden arama senaryoları ve randevu hatırlatma araması senaryoları şablonlarımıza bakabilirsiniz; tasarım ilkeleri için konuşma tasarımı maddesi iyi bir başlangıçtır.

6. Yeniden deneme ve sesli mesaj kurallarını koyun

Listenin önemli bir kısmına ilk denemede ulaşamazsınız. Ne yapacağınızı önceden yazın:

Deneme sayısına mutlaka bir üst sınır koyun. Aynı kişiyi gün içinde defalarca aramak ulaşma oranını pek artırmaz, ama rahatsızlığı ve şikâyet riskini artırır.

Sesli mesaj bırakacaksanız kısa tutun: kim aradı, neden aradı ve kişi nasıl geri dönebilir. Sesli mesaja sağlık bilgisi, borç tutarı ya da başka hassas bilgi bırakmayın; telefonu başka biri dinleyebilir. Ulaşılamayan kişilere SMS ya da WhatsApp ile kısa bir mesaj göndermek de bir seçenektir; ancak her kanalın izin durumunu ayrıca değerlendirin ve WhatsApp’ta işletmenin başlattığı mesajlar için onaylı şablon kullanın.

7. İnsana devri planlayın

Senaryo ne kadar iyi olursa olsun bazı kişiler bir insanla konuşmak isteyecektir: ayrıntı soran ilgili bir müşteri, şikâyeti olan eski bir müşteri ya da senaryonun dışında kalan bir talep. Bu anlar kampanyanın en değerli anlarıdır ve kaçırılmamalıdır.

• Devir koşullarını yazın: açık talep, satın alma niyeti, şikâyet ve tekrarlayan anlama sorunu.
• Devri bağlamla yapın: Operatör aramayı ajanın özetiyle almalı, arayana aynı soruları yeniden sormamalıdır (sıcak devir).
• Hızı kapasiteye göre ayarlayın: Aynı anda yapılan arama sayısı (eşzamanlı çağrı), devirleri karşılayacak operatör kapasitesini aşmamalıdır; aksi hâlde ilgilenen müşteri kuyrukta bekler.
• Operatör yoksa: Geri arama kaydı oluşturun ve kişiye ne zaman aranacağını söyleyin.

Devir tetikleyicilerini ve örnek bir devir özetini yapay zekâdan insana sıcak devir yazımızda ayrıntılı anlattık.

8. Küçük bir grupla deneyin

Canlıya almadan önce senaryoyu ekip içindeki numaralarla deneyin: kabul, ret, değişiklik, “beni aramayın”, sesli mesaj, devir ve bütün operatörlerin meşgul olduğu an. Ardından listenin küçük bir bölümüyle gerçek bir tur yapın ve dökümlerin bir kısmını okuyun. Ajanın anlamadığı ifadeler, gereksiz uzun cümleler ve yanlış sonuç kodları en çok bu aşamada ortaya çıkar. Ses ajanı denemeleri için Türkçe AI telefon asistanı test kontrol listemiz işinize yarayabilir.

9. Sonuçları ölçün

Her aramanın bir sonuç koduyla kapanması ölçümün temelidir. Sonuç kodlarını amaca göre baştan tanımlayın: teyit edildi, değişiklik istedi, iptal etti, ilgilenmedi, tekrar aranacak, aranmak istemiyor, yanlış numara ve ulaşılamadı gibi.

Hedefleri başka şirketlerin ortalamasına göre değil, kendi ilk kampanyanıza göre koyun. İki senaryo varyantını benzer bölümlerde karşılaştırmak, hangi değişikliğin sonucu etkilediğini görmenin en güvenilir yoludur.

Kampanya öncesi kontrol listesi

• Amaç tek cümleyle yazıldı ve başarı ölçüsü belli.
• Liste temizlendi; tekrarlar ve aranmak istemeyenler çıkarıldı.
• İzin durumu arama anında İYS’ye göre kontrol ediliyor.
• Arama saatleri ve aranan kişinin saat dilimi belirlendi.
• Senaryoda açılış, uygunluk sorusu, dallar ve kapanış var.
• Ret ifadeleri tanınıyor ve aranmayacaklar listesine işleniyor.
• Deneme sayısı ve aralıkları sınırlandı.
• Devir koşulları ve operatör kapasitesi hazır.
• Sonuç kodları tanımlandı, raporlar kontrol edildi.
• Küçük bir grupla deneme yapıldı, dökümler okundu.

Speakline’da giden arama kampanyası

Speakline kampanyalarında aramaları Türkçe konuşan bir yapay zekâ ses ajanı yapabilir ya da kişi kartları operatörlerinize sırayla gelir ve aramayı onlar yapar. Kişi listesini yükler; arama saatlerini, aynı anda yapılacak arama sayısını ve senaryo varyantlarını belirlersiniz. Aramalar belirlediğiniz saat aralığıyla sınırlanır.

İYS kontrolü şirket düzeyinde açılıp kapatılabilir. Kontrol açıkken yapay zekâ kampanyalarında her numaranın İYS’deki arama onayı arama başlamadan kontrol edilir: onay yoksa arama yapılmaz, İYS’ye o an ulaşılamazsa arama başlatılmaz ve daha sonra yeniden denenir. Operatör kampanyalarında ve tekil aramalarda aramanın amacını hizmet ya da tanıtım olarak işaretlersiniz; geri arama ve destek gibi hizmet aramaları bu kontrolden geçmez.

Ulaşılamayan kişiler için deneme sayısını ve aralıklarını siz belirlersiniz; ses öncelikli kampanyalarda ulaşılamayan kişiye SMS ya da onaylı şablonla WhatsApp mesajı gönderilebilir. Kişi bir insanla görüşmek isterse arama, görüşme özetiyle ekibinizin kuyruğuna aktarılır. Her görüşme bir sonuç koduyla kaydedilir; sonuçları raporlarda karşılaştırabilir, API ve webhook ile CRM’inize aktarabilirsiniz. Kampanyanızı birlikte planlamak isterseniz bize yazın.