Emlak Ofisleri için Yapay Zekâ Telefon Asistanı Rehberi

Emlak ofisleri için yapay zekâ telefon asistanı, ilan aramalarını ilgi tazeyken karşılayan; arayanın hangi ilanla ilgilendiğini, bütçesini, konum ve zamanlama tercihlerini öğrenip gösterim talebini ilgili danışmana ileten bir ses ajanıdır. İlanla ilgili soruları yalnızca ofisin onayladığı ilan bilgileriyle yanıtlar; fiyat pazarlığı, teklif ve sözleşme konularına girmez. Danışman müşteriyi aradığında görüşmenin özetini önceden görür ve aynı soruları yeniden sormaz.

Bu rehberde emlak ofisinin telefon yükünü, asistanın üstlenebileceği altı akışı, sınırlarını, kurulum adımlarını, Taşınmaz Ticareti Hakkında Yönetmelik, KVKK ve İYS notlarını, metrikleri ve kurgu bir ilan görüşmesini bulacaksınız.

Emlak ofisinin telefon yükü

Bir emlak ofisine gelen aramalar çoğunlukla şunlardır:

• Bir ilanı portalda görüp “hâlâ satılık mı, kiralık mı?” diye soranlar
• Aidat, kat, cephe, otopark, krediye uygunluk gibi ilan ayrıntıları
• Fiyat ve “pazarlık payı var mı?” sorusu
• Gösterim randevusu isteyenler
• Mülkünü satmak ya da kiraya vermek isteyen mülk sahipleri
• Kiracı ve ev sahibi soruları (ofis yönetim hizmeti veriyorsa)
• Daha önce görüşülmüş adayların geri dönüşleri

Aramalar en çok insanların ilanlara baktığı saatlerde gelir: akşamları, öğle aralarında ve hafta sonları. Bu saatler aynı zamanda danışmanların sahada gösterimde, araçta ya da müşteriyle masada olduğu saatlerdir. Yeni yayımlanan ya da fiyatı düşen bir ilan kısa sürede çok sayıda arama alabilir.

Emlakta çağrıların kaçmasının tipik nedenleri:

• Danışman sahada. Gösterimdeki danışman telefonu açamaz; aramaya saatler sonra dönülür.
• Aynı numara, çok ilan. Arayan hangi ilanı sorduğunu söylemeden önce danışman bağlamı kaybeder.
• Ofis kapalı. Akşam ve hafta sonu gelen aramalar ertesi iş gününe kalır.
• Geç dönüş. İlgi en tazeyken ulaşılamayan aday, aynı bölgedeki başka ilanları da aramaya devam eder.

İlk temasın hızının neden önemli olduğunu ve kaçan çağrıların maliyetini kaçan çağrılar ve geri arama yazımızda anlattık; kendi rakamlarınızla kaçan çağrı hesaplayıcısını deneyebilirsiniz.

Asistanın üstlenebileceği altı akış

1. İlan sorusu

• Tetik: Arayan bir ilanla ilgili bilgi istiyor.
• Bilgi: İlan numarası ya da adres, mahalle ve oda sayısı gibi ipuçları.
• Sonuç: Asistan ilanı bulur ve soruları ilan kartındaki onaylı bilgilerle yanıtlar.
• Devir: İlan kartında olmayan bir soru. Asistan tahmin yürütmez (halüsinasyon riski); soruyu danışmana not olarak bırakır.

2. Nitelendirme

• Tetik: İlgilenen bir arayan ya da genel bir arayış (“Kadıköy’de üç oda arıyorum”).
• Bilgi: Satın alma mı kiralama mı, bütçe aralığı, konum, oda sayısı, taşınma zamanı.
• Sonuç: Aday, toplanan bilgiler ve önceliğiyle kaydedilir; uygun ilanlar danışmanın önüne düşer.
• Devir: Sıcak aday, yani bütçesi ve zamanlaması net olan arayan, müsaitse danışmana hemen aktarılır.

3. Gösterim randevusu

• Tetik: Arayan ilanı görmek istiyor.
• Bilgi: İlan, gün ve saat tercihi, iletişim bilgisi.
• Sonuç: Danışman takvimi bağlıysa uygun saat önerilir; değilse tercih saat teyidi için danışmana iletilir. Gösterimden önce hatırlatma araması planlanabilir.
• Devir: Mülk sahibinin onayı gereken saatler ya da birden fazla ilanı kapsayan gösterim turu.

4. Portföy aramaları

• Tetik: Mülkünü satmak ya da kiraya vermek isteyen bir mülk sahibi arıyor.
• Bilgi: İl, ilçe, mülk tipi, yaklaşık büyüklük, iletişim bilgisi.
• Sonuç: Talep ilgili bölgenin danışmanına özetle iletilir.
• Devir: Değerleme ve fiyat soruları her zaman danışmana kalır.

5. Form ve portal talebine hızlı dönüş

• Tetik: Web sitenizdeki formdan ya da kendi sisteminizden gelen talep.
• Bilgi: Talepteki ilan, ihtiyaç ve gösterim tercihi.
• Sonuç: Asistan kişiyi kısa sürede arar; sonuç ve özet aday kaydına işlenir, yanıtsız kalırsa tekrar deneme planlanır.
• Devir: Görüşmeye hazır adaylar danışmana.

6. Eski adaylarla yeniden temas

• Tetik: Bir süre önce ilgilenmiş kişilerle planlanan giden arama kampanyası.
• Bilgi: Arayışın sürüp sürmediği, bütçe ya da konum değişikliği.
• Sonuç: Hâlâ arayışta olanlar danışmana, istemeyenler listeden çıkar.
• Devir: İlgilenen her aday. Bu akış tanıtım içerdiğinde İYS onayı gerektirir (aşağıya bakın).

Asistanın yapmaması gerekenler

• Fiyat pazarlığı ve teklif yok. İlan fiyatını söyleyebilir; pazarlık payı, teklif ve karşı teklif danışmanın işidir.
• Uydurma bilgi yok. İlan kartında yazmayan aidat, tapu durumu ya da imar bilgisini tahmin etmez.
• Hukuki, vergi ve kredi danışmanlığı yok. Tapu, vergi ve kredi uygunluğu soruları uzmanına yönlendirilir.
• Mülk sahibinin bilgisi paylaşılmaz. Mülk sahibinin adı, telefonu ya da kişisel durumu arayana söylenmez.
• Kesin gösterim sözü yok. Danışman ya da bağlı takvim teyit etmeden saat kesinleştirilmez.

Aramaları danışmanlar arasında paylaştırmak

Emlak ofisinde “doğru kişi” çoğu zaman ilanın danışmanıdır. Asistanı kurmadan önce paylaştırma kuralını yazın:

• İlanın danışmanı. Arayan belirli bir ilanı soruyorsa talep o ilanın danışmanına gider.
• Bölge ya da portföy türü. “Kadıköy’de üç oda” gibi genel arayışlar bölgeye ya da satılık ve kiralık ayrımına göre ilgili danışmana yönlendirilir.
• Müsaitlik. Danışman gösterimdeyse arayan bekletilmez; asistan özeti bırakır ve bir geri arama görevi oluşturur.
• Mevcut müşteri. Arayan daha önce bir danışmanla görüşmüşse aynı danışmana gitmesi, bağlamın kaybolmamasını sağlar.

Bu kurallar netleşmeden kurulan bir asistan, talebi doğru toplasa bile yanlış masaya bırakabilir.

Kurulum: beş adım

1. Numarayı bağlayın. Ofis numarasını ve ilanlarda yayımlanan numaraları ses ajanına bağlayın; seçenekler numara bağlama rehberimizde. Danışman bazında çağrı yönlendirme kuralları yazın.
2. İlan bilgi tabanını kurun. Her ilan için fiyat, metrekare, oda sayısı, kat, aidat, durum ve gösterim kuralları. Satılan ya da kiralanan ilanı hemen pasife alın.
3. CRM ve takvimi bağlayın. Aday kaydı, sonuç kodu ve özet her görüşmeden sonra CRM entegrasyonu ile portföy sisteminize aktarılsın; danışman takvimi bağlıysa gösterim saatleri oradan önerilsin.
4. Anonsları ve KVKK metnini hazırlayın. Kayıt yapılıyorsa aydınlatma anonsu kayıttan önce çalmalı; örnekler karşılama ve mesai dışı anonsları şablonlarında ve KVKK rehberimizde.
5. Test edin. Semt ve sokak adlarını, “iki artı bir”, “üç buçuk milyon” gibi ifadeleri, gürültülü ortamdan aramaları deneyin. Test kontrol listemiz bu iş için hazır.

Mevzuat ve uyum notu

Bu bölüm genel bilgi amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Son kontrol: 2026-10-22.

Taşınmaz Ticareti Hakkında Yönetmelik madde 14, taşınmaz ticaretiyle uğraşanların yanıltıcı bilgi veremeyeceğini, hizmet verdikleri kişilerin tercihlerini etkileyecek bilgileri gizleyemeyeceğini ve hizmet nedeniyle edindikleri bilgi ve belgeleri yetkilendirme sözleşmesindeki esaslar dışında açıklayamayacağını sayar. Aynı madde, taşınmaz satıldığında ya da kiralandığında ilan faaliyetine üç gün içinde son verilmesini ister. Asistan açısından bunun anlamı açıktır: Yalnızca güncel ve onaylı ilan bilgisiyle konuşmalı, bilmediğini uydurmamalı, mülk sahibinin bilgilerini paylaşmamalıdır. Bilgi tabanındaki ilanlar, portaldaki ilanlarla aynı gün güncellenmelidir.

KVKK açısından bütçe ve finansman gibi bilgileri nitelendirme için gereken düzeyde tutun; 6698 sayılı Kanun madde 4 verilerin amaçla sınırlı ve ölçülü olmasını ister. Görüşmeleri kaydediyorsanız arayanı kayıttan önce bilgilendirin (KVKK ve çağrı kaydı).

Giden aramalarda ayrım şöyledir: Formu dolduran ya da geri aranmak isteyen kişiye talebi kapsamında dönmek, tanıtım aramasından farklı değerlendirilir. Eski adaylara yeni ilan tanıtmak ise ticari elektronik iletidir ve kural olarak İYS’de kayıtlı onay gerektirir. Ayrıntılar: İYS arama izni rehberimiz.

Hangi metriklere bakmalı?

Örnek görüşme (kurgu)

Kurgu örnek: Gerçek bir görüşme değildir; ofis, ilan ve kişi adları uydurmadır.

Asistan: Merhaba, Çınar Emlak. Ben ofisin yapay zekâ asistanıyım, nasıl yardımcı olabilirim?
Arayan:  Moda’daki iki artı bir kiralık daire ilanınızı gördüm. Hâlâ boş mu?
Asistan: Evet, ilan yayında. Aidatı ve kat bilgisini ister misiniz?
Arayan:  Aidat ne kadar? Bir de ev sahibi pazarlık yapar mı?
Asistan: İlanda aidat aylık bin beş yüz lira olarak yazıyor. Kira bedeli ve pazarlık konusunu
         danışmanımız sizinle konuşacak. Ne zaman taşınmayı düşünüyorsunuz?
Arayan:  Ay sonunda.
Asistan: Daireyi görmek ister misiniz? Hangi gün ve saat size uyar?
Arayan:  Cumartesi öğleden sonra olur.
Asistan: Cumartesi öğleden sonra tercihinizi danışmanımız Murat Bey’e iletiyorum; saati bugün içinde
         size teyit edecek. Bu numaradan ulaşabilir miyiz?
Arayan:  Evet.
Asistan: Teşekkür ederim. Özetliyorum: Moda, iki artı bir kiralık daire, ay sonu taşınma,
         cumartesi öğleden sonra gösterim talebi.

Speakline ile emlak ofisi telefonu

Speakline’ı Türkiye’de geliştiriyoruz. Emlak ofisleri için ses ajanımız ilan aramalarını Türkçe karşılar; ilanı, bütçeyi, konumu ve gösterim tercihini öğrenip danışmanınıza özetle iletir. Müşteri yolculuğu her görüşmenin sonucunu bir sonraki adıma bağlar: Adaylar yerleşik puanlamayla ayrılır, yanıtsız aramalar için tekrar deneme planlanır, web formundan API veya webhook ile gelen talepler belirlediğiniz senaryoyla aranabilir.

Özet, sonuç kodu ve döküm her görüşmeden sonra API ve webhook ile CRM’inize aktarılabilir. Danışman gerektiğinde arama özetiyle çağrı merkezindeki kuyruğa geçer (sıcak devir); bölgeye ya da portföy türüne göre beceri bazlı yönlendirme kurulabilir. Eski adaylarla yeniden temas için giden arama kampanyalarında numaralar İYS kaydına göre kontrol edilir ve aramalar belirlediğiniz saatlerle sınırlanır. Görüşmeler kaydedilip dökümlenebilir; çağrı akışında kayıttan önce KVKK anonsu yoksa tasarımcı sizi uyarır. Ofisinize uyarlamak için bizimle iletişime geçin.